Reporte comparativo de existencia física para el Sistema Administrativo Empresarial
Versiones Aspel SAE: 3x, 4x.
Autor: Marcos J. Vázquez Olmos
INTRODUCCIÓN
El reporte de inventario físico, es una poderosa herramienta incorporada en Aspel SAE, que permite realizar varios procesos orientados al análisis de existencias, su ajuste y comparación.
Quizás una de sus funciones más útiles, es la que permite realizar un comparativo automático de diferencias entre las existencias del sistema y las físicas. Este documento intenta ser una guía práctica para sacar el máximo provecho a esta funcionalidad.
El reporte comparativo de inventario físico, se denomina ‘Match’ en otros sistemas como SAP o TG-ERP.
En este manual, analizaremos la diferencia para el producto 0046590014, ubicado en el almacén numero 2.
PROCESO COMPARATIVO DE INVENTARIO FÍSICO, PASO POR PASO:
1.- Congelar el grupo de productos a comparar y el almacén que lo contiene.
2.- Capturar las existencias obtenidas del conteo físico.
3.- Emitir el reporte de inventario físico para los productos y almacén congelado, seleccionando las opciones 'con diferencias' y 'con existencias'.
4.- Analizar la información, Imprimir el reporte, etc.
5.- Descongelar los productos y almacén congelado en el punto 1.
Proceso paso a paso con imágenes
Iniciar sesión en Aspel SAE, con un perfil de usuario que tenga permiso de acceso a los reportes del inventario físico:
Fig 1: ventana de login, SAE 3x
Acceder al modulo de inventarios:
Fig 2: accediendo al módulo de inventario
En el modulo de inventarios, Ejecutar:
Edición -> inventario físico -> congela existencias
El proceso de congelación permite seguir trabajando normalmente, pero guarda en memoria el estado del inventario al momento de congelar, como parámetro de comparación.
En la congelación, hay que especificar el rango o línea de productos a comparar. También se debe indicar el almacén que guarda estos productos. No se pueden congelar todos los almacenes al mismo tiempo:
Fig 3: congelando existencias
Después de haber congelado los productos a comparar, Ejecutar:
Edición -> inventario físico -> captura existencias.
Fig. 4: captura de existencias
En la siguiente ventana, dar doble clic sobre cada producto para capturar la existencia resultante de nuestro conteo físico.
Fig. 5 y 6: ventana de captura, existencia física
Al finalizar la captura, ejecute el reporte comparativo desde:
Reportes -> multialmacén -> inventario físico
Ó desde
Edición -> inventario físico -> reporte de existencias
Fig. 7: Reporte de inventario físico
Complete los datos de la siguiente ventana:
Fig. 8: Opciones del reporte
1) Rango de productos a comparar -filtro-
NOTA: también es posible congelar una línea de productos.
2) Almacén de los productos congelados (2 para esta práctica)
3) Marcar las opciones ‘con existencias’ y ‘diferencias’
4) Puede también, personalizar el título del reporte comparativo.
Vista del reporte resultante:
En este manual, únicamente se comparó el producto con clave: 0046590014.
El sistema reporta una diferencia de 11 piezas, para dicho producto, porque no tiene existencias, contra las once piezas que se capturaron, resultantes de nuestro conteo ‘físico’
Fig. 9: Reporte emitido, con diferencias
Después de analizar la información, imprimir los reportes, etc., será necesario descongelar la existencia del almacén que comparamos para que, en futuros inventarios físicos, no conservemos el parámetro comparativo actual, lo que nos daría existencias erróneas en el conteo.
Para descongelar los productos que fueron analizados, ejecute:
Inventarios -> edición - > inventario físico -> congela existencias
Fig. 10: Descongelando…
Completar las siguientes opciones:
1) Rango de productos a descongelar (o línea)
2) Almacén a descongelar
3) Presionar el botón ‘descongela’
RESUMEN
El reporte de inventario físico permite obtener la diferencia entre las existencias de los almacenes en SAE y la exístencia real. Este proceso se divide en dos partes; en la primera hay que establecer un filtro por productos y/o línea, e indicar el almacén a congelar para su comparación.
Realizado esto hay que capturar las existencias contadas físicamente, una por una.
Después de realizar esta captura, hay que emitir el reporte de inventario físico; seleccionar el rango de productos y almacén congelado en el paso anterior.
También hay que marcar las casillas ‘con existencias’ y ‘con diferencias’ para obtener el reporte de inventario físico con el desglose de las diferencias que el sistema encuentre.
Finalmente, habiendo completado el análisis de la información presentada por el sistema, el último paso es el de descongelar los productos, línea y almacén que se comparó, para liberar esa información y no obtener cálculos erróneos en posteriores comparativas de inventario.
La opción de congelar, no evita los movimientos del inventario congelado, simplemente asigna en memoria las existencias al momento de congelar, como parámetro.
Esta asignación no es liberada y se conserva en el tiempo si no se descongela el inventario manualmente; es muy importante realizar el proceso de ‘descongelar’ cuando finalicemos nuestro análisis de inventario físico.
Diciembre de 2010
